このサイトでは賃貸事務所を借りるときに失敗しない選び方などを紹介します。
業種に応じた物件を選ぶ必要があり、電気容量や電話回線の数などの設備をチェックすることが大切で、希望の条件をクリアすることができるかが重要になります。
電気の使用が多い業種だと十分な電気容量があるところが良いです。
人数に応じた広さがある物件を選ぶようにする事も大切です。
自宅兼用でオフィスを借りる場合は、SOHO物件を選ぶようにすると良いです。
賃貸事務所を借りる際に気をつけておくポイントがいくつかあります。
まず最適な立地を見つけることが大切になります。
オフィス街などはIT企業など特定な業種が集まっているので、さまざまな情報を手に入れやすいといったメリットがあります。
アクセス面を重視することも大切で、駅が近い物件は通勤や外出するときに便利になります。
あまり外出をしない業種の場合は、アクセス面を重視せず駅から遠くて賃料が安い物件を選ぶと経費削減をすることができます。
実際に内見することも大切で、周りの環境や事務所の設備など見ることができます。
来客が多い業種の場合はエントランスなどの雰囲気を事前に出向いて確認することも大切になります。
事務所を選ぶとき、その会社の規模にもよりますが、広さよりも立地を優先にして選ぶということが多いと考えられます。
狭くて十分に余裕のない事務所というのは窮屈に感じますが、昔に比べて書類関係はペーパーレスが進んで電子化されることで収納庫、保管場所、棚なども必要なくなってきていますし、来客があっても女性社員がお茶出しをしなければならないような習わしも無くなってきているので、広い給湯室も必要なくなってきています。
そうした時代の流れで、広さよりもむしろ事務所は狭く、通いやすいところのほうが都合が良いという事も多いでしょう。
特に夏は猛暑の関係でエアコンなしでは過ごせなくなってきていますから、狭い事務所の方がエアコンも効いてよいです。
立地が良ければ通勤が楽になる従業員も多いですからお得です。
また、立地が悪くても事務所の賃料が安いところを優先するというパターンもありますが、そうするとマイカー通勤でないと通えない人も出てきますし駐車場の準備も必要になってきてしまいますから、結局は損だということもあります。
今と昔とでは好都合だと感じられる事柄も異なってきますので、どのように選べば正解なのかを頭に浮かべてみましょう。
事業を成功させるためには、事務所の信用力を高めることも重要です。
取引をしている会社に信用してもらうことは特に重要になり、相手から信用をしてもらうことで、ビジネスをよりスムーズにおこなうことが可能です。
事務所の信用力を上げるために欠かせないことは、お金の支払いをしっかりとおこなうことです。
後払いで商品を購入した場合には、約束された期日までに必ず代金を支払うことが必要です。
一度でも約束された期日までに代金を支払わなかった場合には、それだけで相手の信用を大きく失ってしまうので、注意が必要です。
毎回必ず期日通りに代金を支払ってもらえる事務所であることが取引先の相手にわかってもらえれば、取引の金額を増やせる場合もあります。
後払いで商品を販売した場合でも、支払いをしっかりとしてくれる信用のある会社ならば、安心して取引することができるからです。
長期間取引を続けることで、相手の会社から信用してもらえる場合もあります。
日本では、約70パーセントほどの割合でデスクワークをなさっている方が存在します。
椅子に座って書類などの記述をする業務のことを指しており、事務所と呼ばれる場所で従事をするわけです。
以前は外回りや営業も併用される場合もありましたが、昨今ではジョブ型雇用が基本となったことで専任スタッフがそれぞれ担当をします。
これから新社会人として事務所で業務を開始するという方も多いことでしょう。
簡単にここで、事務の仕事で必要なスキルを見ていくことにします。
それはパソコンの操作・データ管理の2つです。
以前は紙に直接文字を書いたり、書面を見て進めるのが一般的でした。
ところが2000年以降は急速にパソコンが普及をしており、今では必須アイテムです。
仕事ではほぼすべての方が使えないといけないので、学生のうちにスキルを身に着けておいて即戦力になれるようにしないといけません。
事務所では専用端末を用意されているので、個人で買う必要はありません。
日本をはじめ、諸外国では色んなお仕事があります。
家を建設したり、食品を販売する商業施設などに区分をされますが、そのなかでも多くの方が従事をしてるのが事務というビジネスです。
企画を考えたり新商品を考案するのをお仕事にされており、事務所という場所を拠点にした働き方です。
ここでは簡単に、事務所はビジネスシーンでどのような役割を担っているのかを見ていきます。
率直にいえば指令室と言っても過言ではないでしょう。
先述した建築業やサービス業の中心部にある組織で、ここから各部署へと指示を出されるわけです。
新しい住まいの施工法を考案したり、新店舗をどこで開業するのかも考える場所になります。
仕事を進めるうえで必ずチームとなって行動をとらないといけませんが、事務所はそのチームが集う場所であり、指揮官がいるところです。
どのような業界でも必ず事務所は存在をしており、基本的には本社や支社などと規模によって言い方も異なります。
賃貸事務所で仕事をしている会社では、借りている専有スペースに対して喫煙所を設けたいと考える経営者も実在しています。
この場合は管理会社に問い合わせをして話し合いをすることは必須となり、お断りをされてしまう場合もありますが、きちんとした設備を整えれば許可を取ることも不可能ではありません。
賃貸事務所は退去する際に原状回復の問題が出てしまい、喫煙によってヤニが付着すると壁への着色だけではなく床や窓ガラスまで広がってしまいます。
設備に関しては省スペース用で簡単設置ができるクリーンルームを購入し、事務所内で組み立てをする方法は安く済ませることができますが、間取りの関係上で換気が出来ない場合では、やはり喫煙スペース用の設備を整えることが最善策です。
このタイプの設備ではタバコの煙と臭いを吸い取る機種を設置する方法になり、完全ではありませんが外部に漏れることは殆どありません。
四方を全て囲むことで賃貸物件でもヤニの汚れも付着しないので、喫煙をしない事務所の社員に対しても不快感を与えてしまう問題も解消できます。
オフィスや事務所を移転する場合、入居している物件を所有しているオーナーに対して事前に解約をするための報告が必要です。
この報告をするための期間を「解約予告期間」と呼び、一般的には半年前に設定していることが契約上多いとされています。
もし解約予告期間を過ぎて事務所の移転を連絡した場合は、賃貸契約内容にも拠りますがその過ぎた分の賃料を支払わなければならないケースもあるので計画は入念に来なうことがメリットです。
もちろん多少の期間であれば交渉も可能ですし、そのあたりはオーナーさんとの関係性にもよります。
ただし、一度予告してしまうと取り消しは難しく注意が必要です。
これはオーナー側もオフィスが空くことになるため、新たな入居者を募集したり室内のリフォームなどの工事を手配したりするなどある程度の工数とお金がかかるからです。
半年という期間も長く感じますが、次の入居のための準備期間と考えると納得がいくものであると思います。
ビジネスを成功させるためには時代のニーズを掴んだビジネスモデルを採用するだけではなく、ステータスも含めた総合的なブランディングも重要です。社名やサービス名を聞いただけでイメージできるのはもちろんのこと、それを利用することでお客さん自身を高めることができると思ってもらえるような訴求力を持たせます。それを実現するための要素のひとつに、事務所の立地場所があります。誰もが知っている高級ビジネス街に事務所をオープンすれば、活気あふれる雰囲気と同時にアクセスしやすい場所であることから、取引先様も訪れやすくなります。著名なビルに入居したり、一等地にオープンさせるほか、住所も1番地が付いているなら初めて訪れる方も分かりやすいのはもちろんのこと、縁起のいい数字もイメージを高めます。業務の質の高さに加えて事務所の立地場所にも徹底的にこだわり、多くの人々から一目置かれるほどのエリアを選択すれば大きなステータスを得ることができます。
事務所の駐車場は、物件を見つけて契約する際に事前に確認をする必要があります。仕事をする際に従業員が車を使ったり、荷物が届けられるときなど、駐車場がないと困ります。これから起業して会社を立ち上げる時など、パーキングスペースのことも計算に入れて事務所を探すことも大切です。事務所移転をして、大きなオフィスへ移動する際にも、トラックでの荷物の運搬など、車を止める所がないと困ります。移転をするときに、オフィス全体のコーディネートも安心して相談をすることができる専門業者に依頼をすると失敗しない空間づくりができます。事前にコーディネートされた空間のイメージなど、資料を見せてもらうことによってどんな空間に変わるのかがわかりますし、見積もりも出してもらえます。専門業者に依頼すれば、事務所移転をスムーズに進めていくことができ、通常業務に支障が出る心配なく仕事もできます。移転するときの荷づくりや運搬も含めて相談できるため、パーキングスペースも含めて、段取りよく準備できると、様々なシーンで車を使いやすくなります。
パソコンやインターネット機器、ファックスやコピー機、エアコン、空気清浄機など、今や事務所では電子機器の使用は欠かせませんが、それらを稼働し続けるためには安定した電力の供給が必要です。タコ足配線は接続した機器の消費電力がオーバーすれば、火災の原因になることから可能な限り回避するのは賢明です。それらの問題を解決するためにはコンセントの位置と数が重要で、事務所に設置したい機器の数の分だけ用意したいのに加えて、位置も重要です。ケーブルが長くなってしまっては乱雑になってしまうだけではなく、足を引っ掛けて躓いてしまっては大変です。また、機器の故障の原因にもなってしまいます。通路にケーブルを放り出してしまうのでは通行を阻害し、審美性も低下してしまいます。事務所を選ぶ際にコンセントの位置と数も最適な物件を選択すれば、必要な機器を健全に稼働できるのに加えて、すっきりとした空間で快適さが増して生産性を高めることにも繋がります。
事務所の従業員はいろいろな自由度が与えられ、働き方改革が進められています。まずは制服制度を取りやめ、ドレスコードがある一定のものであれば自由に決めることが可能となっています。これにより暑さや寒さのコントロールを自分ですることができますし、モチベーションも自分の好みで対応することができるので、上がることにつながるのです。また在宅ワークも推奨されており、ノートパソコンやネット環境を補助することで、自宅で気軽に仕事ができるようになっています。業務時間帯も一定の時間に決めるのではなく、ワークライフバランスに応じたフレックスタイムを導入していることで働く時間の選択肢が広げられているのです。 次にコミュニケーションが取りやすいようなレイアウトやフリーアドレスを設定することで、いろいろな人と話ながら仕事を進めることができます。さらに休憩エリアも充実しており、トレーニングルームや飲食ができるようなスペースによってストレス発散ができるような事務所環境も整備されているのです。
事務所にするための物件を購入したり、賃貸で借りるとなると好立地なら既に先約があって空き部屋が無かったり、家賃や購入費が高額になってしまいがちなど費用対効果を考えると難しい場合があります。そんな時は思い切って自宅を事務所にすれば、コストパフォーマンスが抜群です。既に物件を保有していることから購入や賃貸の費用も必要なく、場合によっては簡単なリフォームをしたり備品を揃えるだけで済みます。使い勝手の分かっている建物を利用することから、仕事がしやすいのもポイントです。自宅を事務所にすれば公共交通機関やマイカーを利用して移動する費用や時間も必要無くなり、ほんの数秒移動すればそこが仕事場になり生産性が大幅に高まります。確定申告を行う際など事務所兼自宅として申請をすれば節税にもなるほか、光熱費や維持費を経費として計上すればトータルコストを抑えることも可能です。様々なメリットがあることから、有力な選択肢となっています。
最近かなり肌寒くなってきたこともあり、いつもより暖房の温度を高く設定して事務所全体を暖めることを大切にしている方が多いのではないでしょうか。
特にパソコンを使用することが多い会社で働いている場合、寒さで手がかじかんでしまうくらい低い温度の中で作業をしていると、効率化がはかれなくなって打ち間違いなどミスを連発してしまうことがあるので注意が必要です。
しかし、最近は電気代の高騰が激しくて去年よりも値段が大分上がっている傾向にあるので、省エネ対策を徹底して節電できるように工夫していくことが求められます。
事務所に設置するエアコンも完全に省エネ対策ができるタイプを選ぶように心掛け、そこまで高い温度の設定しなくても十分に暖められるくらい広範囲に空気が行き届くような機能性を兼ね備えていることが大切です。
それと、エアコンは汚れが酷くなってくると電気消費が多くなってしまう傾向にあるので、こまめに掃除して汚れが溜まらないようにしていくことも求められます。
事務所の中には、ビル内にテナントとして利用している場合や、自社ビルで営業をしている場合、単独の物件で営業をしている場合もあり、業種によっては事務所と工場が併設されていたり、倉庫と併設していることも珍しくはありません。
どのような環境でも火災に備えることは重要になり、事務所には貴重品や重要な書類、膨大なデータがあるパソコンやOA機器があるものなので、火災が起きてしまう危険性のある工場などと併設しているのであれば、防火扉を設置することは最善策です。
防火扉は金属製で自動的に感知をして作動するタイプもあり、従業員に対しても避難経路を徹底して熟知させることも欠かせません。
他にも簡易的に使える防炎幕や防炎素材の壁材の導入、道具類であれば火災報知器と耐火金庫、坪数に合わせた消火器の配備なども徹底する必要性があります。
テナントビルの場合ではスプリンクラーや防火扉を完備していることが多いので、非常階段の位置さえ知っておけば緊急時に対応はできるものの、自社物件の場合は備えを万全にすることが急務ではないでしょうか。
事務所やオフィスへの侵入や窃盗被害が後を絶たず、悩んでいる事業者の方も多いのではないでしょうか。
近年ではテレワークの普及などによって事務所に人があまりいないという状況も増えているため、人がいない時間帯を狙った犯行も珍しくありません。
事務所でできる防犯対策として、まず退出時の「施錠を徹底する」ことです。
急いで仕事を終えて帰ったりすると入り口は施錠しても窓の一部を施錠し忘れて、そこから侵入されてしまう可能性があります。
最後に退出する場合は窓や玄関の施錠確認は徹底するなど、社内でルールを設ける工夫が大切です。
次に「防犯ガラス」です。
近年ではガラス張りのおしゃれな事務所も増えていますが、屋外から中の様子が簡単に確認することができるため、被害に遭いやすい造りです。
防犯ガラスなどを採用して窓ガラスを壊すのに時間がかかれば侵入者が犯罪を断念する確率が高くなるため、防犯や犯罪抑止のために高強度なガラスに変えることも有効な手段になります。
事務所内のコミュニケーションを活性化させるためには、部署ごとに机を並べて島を作るのではなく、オープンスペースにすることが大切です。
島を作って社員が向かい合って仕事をする形にすると、目線は近くの人にしかいきません。
つまり、同じ部署の人としかコミュニケーションを取らない環境となり、他の部署の人とのやり取りがスムーズに行えない可能性があります。
近年では業務の多角化によって同じ事務所内の様々な人とやり取りをする場面が出てきていますが、その連携をスムーズにするためには回遊型のオフィスにすることが効果的です。
回遊型にすると机を向かい合わせにしませんので、視界が広くなってオフィス全体の状況を早くしやすくなります。
誰とでも気軽にコミュニケーションを取れるような環境が出来上がりますし、やり取りが活性化することで業務の効率化の向上といった効果を生み出します。
また、社員同士が密に連携を取れるようになると離職防止にもつながり、効果は絶大です。
事務所のリフォームを行うと、生産性の向上を期待できます。
使い勝手の悪い事務所の問題点を改善し、作業を行いやすい環境にできますので、リフォーム前と比較すると効率に差が出ます、社員同士のコミュニケーションを取れるようにレイアウトを変更すれば、効率を更にアップさせることが可能です。
業務に疲れたら適度に休憩を取れるようにリフレッシュスペースを用意したり、フリーデスクを用意して快適な環境を作ることができれば、社員のモチベーションも高まります。
見栄えを整えることで企業のイメージアップにもつながります。
統一感のあるデザインにすると、来客時にも良い印象を与えることができますので、デザインは社内で話し合ってブランドや社風が伝わりやすいものにしなければなりません。
工事自体にはお金がかかりますが、リフォームによって維持費用を削減することもできますので、ランニングコストを抑えるために工事を行うケースも多いようです。